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Programa de reuniones efectivas

En Indurama las reuniones son una parte esencial de la colaboración y el trabajo en equipo. Para maximizar su impacto y asegurar resultados positivos, es crucial implementar estrategias que fomenten la participación, la eficiencia y el logro de objetivos.

Encuentra a continuación los puntos de mayor relevancia del programa de “Reuniones Efectivas”

1. Mejora la productividad

2. Tomas de decisiones más rápidas y de mayor calidad

3. Reduce el número de reuniones innecesarias

4. Efectividad en la comunicación organizacional

5. Fomenta la colaboración y compromiso

6. Optimiza la gestión del tiempo

Acciones inmediatas

1. Tarde sin reuniones (Jueves). Todos los colaboradores deben reservar el espacio como tiempo de concentración.
2. Revisa las reuniones recurrentes y elimina aquellas que no agregan valor inmediato o que pueden unificarse (Responsable Gerentes + Coordinadores de Reuniones Efectivas).
3. Fomentar la cultura de “No Reunión”. Todo lo que se pueda resolver con una conversación, llamada, WhatsApp, no requiere reunión. Recuerda usar las herramientas de comunicación asincrónica.

1. Establecer esquema de reuniones
2. Obligatorio que toda reunión tenga un facilitador
3. Adoptar herramientas de comunicación asincrónica como: Correo electrónico, WhatsApp, Documentos colaborativos en la nube, Plataformas de gestión de proyectos 365
4. Delegar autoridad para decisiones menores (Empoderamiento) del equipo
5. La duración máxima de las reuniones puede ser 45 min.
6. Las reuniones de la tarde no pueden extenderse más allá de las 17h15 min.

¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE REUNIÓN Y SESIÓN DE TRABAJO?

CATEGORIZACIÓN DE REUNIONES

1 Reuniones de planificación anual
Propósito: Establecer objetivos y metas anuales, así como definir proyectos prioritarios
Tiempo: 4 a 8 horas
Ejemplo: Planificación estratégica, definición de metas anuales.

2 Reuniones estratégicas
Propósito: Tomar decisiones clave a nivel de dirección que impacten en visión, misión y ejes estratégicos.
Tiempo: 1 a 2 horas
Ejemplo: Decisiones sobre recursos o inversiones, análisis de mercado, revisión de resultados, análisis de KPI´s clave.

1 Reuniones de Proyectos
Propósito: Organizar y planificar la ejecución de proyectos, alineando recursos y expectativas
Tiempo: 45 min. a 1.5 horas
Ejemplo: Reuniones de kick-off, planificación de proyectos, asignación de responsabilidades.

2 Reuniones de Resolución de Problemas
Propósito: Identificar y resolver problemas de manera colaborativa y efectiva, definiendo planes de acción.
Tiempo: 1 hora
Ejemplo: Reuniones de emergencia, análisis de causa raíz, resolución de conflictos.

3 Reuniones de Retroalimentación (1-1)
Propósito: Evaluar el desempeño de un proyecto o persona y proporcionar retroalimentación.
Tiempo: 30 min. a 45 min.
Ejemplo: Revisiones de desempeño, retroalimentación post-proyecto.

1 Reuniones informativas
Propósito: Compartir información unidireccional, sin necesidad de discusión.
Tiempo: 15 min. a 30 min.
Ejemplo: Comunicados corporativos, actualizaciones de proyectos, resultados financieros.

2 Reuniones de Seguimiento
Propósito: Revisar el progreso de un proyecto o tarea específica, verificar el cumplimiento de hitos.
Tiempo: 30 min. a 45 min.
Ejemplo: Reuniones semanales de seguimiento, revisión de resultados intermedios, Grupo primario.

3 Sesiones de trabajo
Propósito: Avanzar directamente en tareas específicas, aprovechando la sinergia del equipo y optimizando el tiempo mediante una colaboración directa.
Tiempo: 1.5 horas a 3 horas
Ejemplo: Brainstorming, desarrollo de proyectos, revisión de diseño.

Esquema de reunión

1 Planificación
• Definir la finalidady los objetivos de la reunión
• Considerar interesados y audiencia
• Agenda definida: Tiempo y responsables
• Enviar anticipadamente agenda y documentos relevantes

2 Apertura
• Objetivo
• Agenda
• Seguimiento a compromisos anteriores

3 Conducción
• Guiar la conversación
• Conducir hacia el resultado
• Intervenga cuando sea necesario

4 Cierre
• Resumen de puntos clave
• Compromisos
• Fechas límites
• Acta de reunión

1 Herramientas de comunicación: Teams
2 Tableros de seguimiento: Power BI, Planner, To do
3 Herramientas de almacenamiento y colaboración: Sharepoint, One Drive

Normas y restricciones para una reunión efectiva

2 Apertura
• Objetivo
• Agenda
• Seguimiento a compromisos anteriores

3 Conducción
• Guiar la conversación
• Conducir hacia el resultado
• Intervenga cuando sea necesario

4 Cierre
• Resumen de puntos clave
• Compromisos
• Fechas límites
• Acta de reunión

1. Jueves por la tarde prohibido citarse a reuniones (Tiempo de concentración para el equipo).
2. No citar a reuniones fuera del horario laboral.
3. No utilizar celulares o computadoras en el transcurso de la reunión, excepto si van a compartir algún documento.
4. No extenderse las reuniones más del tiempo agendado.